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Guia da assinatura eletrônica

O que a lei brasileira diz sobre assinatura eletrônica, os três tipos, como conferir um documento assinado e boas práticas para empresas.

Atualizado em 13/11/2026

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Este guia explica, em linguagem direta, como a assinatura eletrônica funciona no Brasil. Foi escrito para quem decide como a empresa assina contratos, termos e declarações: donos de negócio, gestores de vendas, de RH, de compras e do jurídico interno. Ele não substitui a orientação de um advogado para o seu caso concreto.

Uma nota sobre os termos. No dia a dia, muita gente usa “assinatura eletrônica” e “assinatura digital” como sinônimos. Neste guia, “assinatura eletrônica” é o nome geral, para qualquer forma de assinar em meio eletrônico. “Assinatura digital” aparece só quando falamos da assinatura feita com certificado digital ICP-Brasil, que é o sentido técnico mais comum da expressão.

Para que serve uma assinatura

Antes de falar de lei, vale lembrar o que uma assinatura precisa fazer, seja no papel, seja na tela. Ela cumpre três funções:

  • Autoria. Mostrar quem assinou. A assinatura liga uma pessoa a uma declaração de vontade: “eu concordo com isto”.
  • Vínculo com o documento. Mostrar o que foi assinado. A assinatura vale para aquele documento, e não para outro.
  • Integridade. Mostrar que o documento não mudou depois da assinatura. Se alguém alterar uma cláusula depois, isso precisa ficar evidente.

No papel, essas funções dependem da caneta, do reconhecimento de firma e da guarda da via original. No meio eletrônico, dependem de registros técnicos: como a pessoa foi identificada, quando e de onde assinou, e um cálculo matemático do arquivo (o hash) que muda se qualquer parte do documento for alterada.

Quanto mais fortes esses registros, mais fácil é provar, mais tarde, quem assinou, o que assinou e que nada mudou depois.

O que diz a lei: de 2001 a 2023

A assinatura eletrônica não depende de uma única lei. Ela se apoia em um conjunto de normas que foi sendo construído ao longo de mais de duas décadas.

Código Civil: a forma é livre, salvo exceção

O ponto de partida é anterior à tecnologia. O Código Civil (Lei 10.406/2002), no art. 107, estabelece que a validade da declaração de vontade “não dependerá de forma especial, senão quando a lei expressamente a exigir”.

Na prática: se a lei não exige uma forma específica para aquele negócio, as partes podem escolher como formalizá-lo, inclusive por meio eletrônico. As exceções existem e são importantes. O próprio Código Civil, no art. 108, exige escritura pública para negócios que constituem ou transferem direitos reais sobre imóveis de valor acima de trinta salários mínimos, salvo disposição legal em contrário.

2001: MP 2.200-2 e a criação da ICP-Brasil

A Medida Provisória 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, criou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, a ICP-Brasil. Seu objetivo, nas palavras do art. 1º, é “garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica”.

A MP também transformou o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) em autarquia federal e o definiu como Autoridade Certificadora Raiz da ICP-Brasil (arts. 12 e 13). É o ITI que credencia as autoridades certificadoras que emitem os certificados digitais.

O artigo mais citado é o art. 10:

  • O caput considera documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata a MP.
  • O § 1º diz que as declarações em documentos eletrônicos assinados com certificado ICP-Brasil presumem-se verdadeiras em relação aos signatários.
  • O § 2º diz que a MP não impede o uso de outros meios de comprovar autoria e integridade, inclusive certificados que não são da ICP-Brasil, desde que admitidos pelas partes como válidos ou aceitos pela pessoa a quem o documento for apresentado.

Esse § 2º é a base de boa parte das assinaturas eletrônicas usadas no comércio: as partes podem combinar outro meio de identificação, e esse meio produz efeito entre elas.

2015: o Código de Processo Civil e o documento eletrônico

O Código de Processo Civil (Lei 13.105/2015) tratou do documento eletrônico como prova. O art. 411 considera autêntico o documento quando, entre outras hipóteses, “a autoria estiver identificada por qualquer outro meio legal de certificação, inclusive eletrônico, nos termos da lei” (inciso II), ou quando não houver impugnação da parte contra quem foi produzido (inciso III). O art. 441 admite documentos eletrônicos produzidos e conservados conforme a legislação específica.

2020: Lei 14.063 e os três tipos de assinatura

A Lei 14.063, de 2020, organizou a assinatura eletrônica em três tipos: simples, avançada e qualificada (art. 4º). Boa parte da lei trata das interações com o poder público e da área da saúde, mas a classificação do art. 4º passou a ser usada também por outras leis, como as de registros públicos citadas abaixo. A seção seguinte explica cada tipo.

2022: Lei 14.382 e o registro eletrônico (SERP)

A Lei 14.382, de 27 de junho de 2022, criou o Sistema Eletrônico dos Registros Públicos (Serp), para modernizar e simplificar os procedimentos de cartórios de registro. Com ela, a Lei de Registros Públicos (Lei 6.015/1973, art. 17, § 1º) e a Lei 11.977/2009 (art. 38) passaram a prever que os documentos eletrônicos enviados aos registros sejam assinados com assinatura avançada ou qualificada, nos termos da Lei 14.063. As mesmas normas permitem que a Corregedoria Nacional de Justiça defina em que casos a assinatura avançada é admitida em atos que envolvam imóveis.

2023: Lei 14.620 e o título executivo sem testemunhas

A Lei 14.620, de 13 de julho de 2023, incluiu um § 4º no art. 784 do Código de Processo Civil (art. 34 da lei). O novo parágrafo diz que, nos títulos executivos constituídos ou atestados por meio eletrônico, “é admitida qualquer modalidade de assinatura eletrônica prevista em lei, dispensada a assinatura de testemunhas quando sua integridade for conferida por provedor de assinatura”. A seção “Assinatura eletrônica vale na Justiça?” explica o que isso significa.

Os três tipos de assinatura eletrônica

A Lei 14.063/2020, no art. 4º, define três tipos. Eles não são “melhor” ou “pior” em abstrato: cada um oferece um nível diferente de segurança, e a escolha depende do documento, do risco e do que a lei exige para aquele ato.

Assinatura eletrônica simples

É a que permite identificar o signatário, ou que anexa ou associa dados a outros dados em formato eletrônico do signatário.

Exemplos do cotidiano: aceitar termos com um clique depois de fazer login, assinar com um código recebido por e-mail ou mensagem, desenhar a assinatura na tela.

É adequada para documentos de baixo risco e para relações em que as partes já se conhecem: aceites internos, confirmações de recebimento, termos de uso, autorizações simples.

Assinatura eletrônica avançada

É a que usa certificados que não são da ICP-Brasil, ou outro meio de comprovar autoria e integridade, desde que admitido pelas partes ou aceito pela pessoa a quem o documento for apresentado. Para ser avançada, a lei exige três características:

  • está associada ao signatário de maneira unívoca;
  • usa dados de criação que o signatário pode operar, com elevado nível de confiança, sob seu controle exclusivo;
  • está relacionada aos dados assinados de modo que qualquer modificação posterior seja detectável.

Em termos práticos, a avançada combina identificação mais robusta do signatário com proteção da integridade do arquivo. É comum em contratos comerciais, contratos de prestação de serviço, documentos de RH e acordos entre empresas.

Assinatura eletrônica qualificada

É a que usa certificado digital ICP-Brasil, nos termos do § 1º do art. 10 da MP 2.200-2/2001. A própria Lei 14.063 diz que é o tipo com o nível mais elevado de confiabilidade (art. 4º, § 1º).

Para usá-la, o signatário precisa ter um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora credenciada na ICP-Brasil, como os certificados do tipo e-CPF ou e-CNPJ. Este é o caso em que o termo “assinatura digital” é usado no sentido técnico.

Quando a lei pede um tipo específico

Para a maior parte dos contratos entre particulares, a lei não exige um tipo específico de assinatura. Mas há situações em que exige. Alguns exemplos previstos em lei:

  • Atos com órgãos públicos. A Lei 14.063 (art. 5º) prevê que cada poder ou órgão define o nível mínimo de assinatura que aceita. A simples pode ser admitida em interações de menor impacto; a avançada, também em registros perante as juntas comerciais; a qualificada é admitida em qualquer interação eletrônica com ente público.
  • Atos que exigem a qualificada. A mesma lei (art. 5º, § 2º) torna obrigatória a qualificada, por exemplo, em notas fiscais eletrônicas (salvo quando o emitente é pessoa física ou MEI, caso em que é facultativa) e em atos de transferência e de registro de bens imóveis, ressalvadas as exceções previstas.
  • Registros públicos. Documentos eletrônicos enviados aos cartórios de registro devem ter assinatura avançada ou qualificada (Lei 6.015/1973, art. 17, § 1º, e Lei 11.977/2009, art. 38, com a redação da Lei 14.382/2022).
  • Saúde. A Lei 14.063 (arts. 13 a 15) exige assinatura qualificada em receitas de medicamentos sujeitos a controle especial e em atestados médicos em meio eletrônico.
  • Imóveis acima do limite legal. O Código Civil (art. 108) exige escritura pública para certos negócios com imóveis, o que vai além da escolha do tipo de assinatura.

As regras específicas mudam com o tempo e variam conforme o órgão, o cartório e o tipo de ato. Verifique a exigência legal do seu caso antes de definir como o documento será assinado e, se houver dúvida, consulte um advogado.

Assinatura eletrônica vale na Justiça?

Sim, a assinatura eletrônica é reconhecida pela legislação brasileira (MP 2.200-2/2001 e Lei 14.063/2020). O que importa, em uma disputa, é a capacidade de provar quem assinou, o que assinou e que o documento não foi alterado. Dois pontos ajudam a entender isso.

O documento como prova

O Código de Processo Civil considera autêntico o documento cuja autoria esteja identificada por meio legal de certificação, inclusive eletrônico (art. 411, II), e admite documentos eletrônicos produzidos e conservados conforme a legislação específica (art. 441).

Se a outra parte contestar a assinatura, o juiz vai examinar as provas disponíveis. Por isso, os registros da assinatura contam tanto quanto a assinatura em si: código de verificação, data e hora, endereço IP, hash do documento e o relatório de evidências.

O título executivo

Um título executivo permite cobrar uma dívida diretamente por meio de execução, sem passar antes por um processo para reconhecer o direito. Tradicionalmente, o contrato particular precisa ser assinado pelo devedor e por duas testemunhas para ter essa força (CPC, art. 784, III).

Desde a Lei 14.620/2023, o § 4º do art. 784 admite, para títulos executivos constituídos ou atestados por meio eletrônico, qualquer modalidade de assinatura eletrônica prevista em lei, e dispensa as testemunhas quando a integridade do documento for conferida por provedor de assinatura.

Para contratos de prestação de serviço, de venda a prazo ou de confissão de dívida, essa mudança é relevante. Como a aplicação desse parágrafo ainda é recente, recomendamos alinhar com o seu advogado a forma de assinatura dos documentos que você pretende executar.

Reunimos decisões de tribunais brasileiros sobre o tema, com o link para a página de cada tribunal, em Decisões judiciais sobre assinatura eletrônica.

Como a FacilSign registra cada assinatura

A FacilSign foi pensada para que cada assinatura deixe registros que ajudem a provar autoria e integridade. Estes são os recursos disponíveis.

Verificação de quem assina

Quem envia o documento escolhe como confirmar a identidade de cada signatário:

  • Código de verificação enviado por e-mail, SMS ou WhatsApp. O signatário só conclui a assinatura depois de informar o código recebido.
  • Foto do documento de identidade do signatário, quando quem envia exige.
  • Localização do signatário no momento da assinatura, quando ele autoriza o acesso no navegador.
  • Certificado ICP-Brasil do próprio signatário, para quem precisa de assinatura qualificada.
  • Selfie do signatário (em breve).

Quanto mais métodos combinados, mais forte fica a prova de autoria. A seção “Boas práticas” sugere como escolher.

O que fica registrado

Em cada assinatura, a FacilSign registra:

  • IP, data e hora de cada assinatura.
  • Hash do documento: um código calculado a partir do arquivo original. Qualquer alteração no arquivo produziria um hash diferente.
  • Relatório de evidências com todos os eventos da assinatura, como o envio do convite, a abertura do documento, o envio e a validação do código e a assinatura. O relatório é anexado ao documento assinado.

O selo ICP-Brasil da plataforma

Todo documento assinado na FacilSign recebe o selo da plataforma, feito com certificado digital ICP-Brasil. Esse selo protege a integridade do arquivo final: se o documento for alterado depois, a alteração aparece na verificação. Ele pode ser conferido por qualquer pessoa no validador oficial do ITI, em validar.iti.gov.br.

O selo identifica a plataforma e protege o arquivo. E, quando a lei pede que a própria pessoa assine com assinatura qualificada, a FacilSign também oferece a assinatura com o certificado ICP-Brasil do signatário: o mesmo fluxo, com o nível máximo previsto em lei.

Como conferir um documento assinado

O ITI, autarquia federal responsável pela ICP-Brasil, oferece um validador público e gratuito de assinaturas eletrônicas. Ele funciona no navegador, sem instalar nada.

Passo a passo

  1. Guarde o PDF assinado que você recebeu ao final do processo. Use o arquivo original, não uma cópia impressa e digitalizada: uma imagem digitalizada de uma assinatura não contém a assinatura eletrônica, e o validador não tem o que conferir.
  2. Acesse validar.iti.gov.br.
  3. Envie o arquivo PDF.
  4. Aguarde o resultado, que aparece na própria página, com um relatório de conformidade detalhado.

O que o resultado significa

O validador mostra as assinaturas encontradas no arquivo e um status geral:

  • Assinaturas válidas. As assinaturas foram aprovadas na verificação técnica: o certificado é reconhecido e o documento não foi alterado depois de assinado.
  • Assinaturas reprovadas. Ao menos uma assinatura não passou na verificação. Não aceite o documento sem esclarecer o motivo com quem o enviou.
  • Indeterminado. O validador não conseguiu concluir. Isso pode acontecer, por exemplo, quando um certificado já expirou. O ITI orienta ler o relatório de conformidade antes de decidir.

O validador reconhece assinaturas feitas com certificados ICP-Brasil e assinaturas feitas pelo portal gov.br. Assinaturas de outras origens podem aparecer como desconhecidas, o que não significa que sejam inválidas entre as partes: lembre-se do § 2º do art. 10 da MP 2.200-2/2001. Nesses casos, o relatório de evidências da assinatura é a prova complementar.

O validador confere as assinaturas, não o conteúdo do documento. Ele não diz se as cláusulas são justas ou se o contrato atende ao seu caso.

Boas práticas

Algumas práticas simples aumentam a segurança e facilitam a prova, caso ela seja necessária um dia.

Antes de enviar

  • Confira os dados de cada signatário. Nome completo, e-mail e celular corretos. Um código enviado ao número errado compromete a prova de autoria.
  • Use o canal que a pessoa de fato usa. Se o cliente conversa com você pelo WhatsApp, enviar o código por ali reduz atrasos e erros.
  • Revise a versão final. O que for assinado é o que vale. Evite enviar rascunhos para assinatura.

Escolha o método conforme o risco

  • Baixo risco (aceites internos, confirmações, termos simples): código de verificação por e-mail, SMS ou WhatsApp costuma ser suficiente.
  • Risco médio (contratos comerciais, contratos de trabalho, aditivos): combine o código com a foto do documento de identidade e a localização.
  • Alto risco ou exigência legal (atos com órgãos públicos, registros, documentos para os quais a lei pede assinatura qualificada): use o certificado ICP-Brasil do signatário e verifique a exigência legal do seu caso.

Depois da assinatura

  • Guarde o PDF final assinado, no formato original. É ele que pode ser conferido no validador do ITI.
  • Guarde o relatório de evidências junto com o documento. Ele reúne os registros de cada etapa.
  • Confira um documento de vez em quando no validador do ITI, para que a equipe saiba como fazer isso se for necessário.
  • Defina quem na empresa pode enviar documentos e quem acompanha as solicitações pendentes.

Perguntas rápidas

A assinatura eletrônica tem validade jurídica?

Sim. A assinatura eletrônica é reconhecida pela legislação brasileira (MP 2.200-2/2001 e Lei 14.063/2020). Alguns atos exigem um tipo específico de assinatura ou uma forma especial, como a escritura pública. Verifique a exigência legal do seu caso.

Qual é a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

“Assinatura eletrônica” é o termo geral, que inclui os três tipos previstos na Lei 14.063/2020. “Assinatura digital” costuma designar a assinatura feita com certificado ICP-Brasil, que a lei chama de assinatura eletrônica qualificada.

O signatário precisa ter certificado digital?

Não, na maior parte dos casos. O certificado ICP-Brasil do signatário só é necessário quando a lei exige assinatura qualificada ou quando as partes escolhem esse nível de segurança.

Contrato assinado eletronicamente precisa de testemunhas?

Para ter força de título executivo, o CPC (art. 784, § 4º, incluído pela Lei 14.620/2023) dispensa as testemunhas nos títulos constituídos ou atestados por meio eletrônico quando a integridade for conferida por provedor de assinatura. Para documentos que você pretende executar, alinhe a forma de assinatura com o seu advogado.

Posso assinar pelo celular?

Sim. Na FacilSign, o signatário recebe o link por e-mail ou WhatsApp e assina no navegador do celular ou do computador, sem instalar aplicativo.

Como sei que o documento não foi alterado depois de assinado?

Envie o PDF assinado ao validador do ITI, em validar.iti.gov.br. Se o arquivo tiver sido alterado depois da assinatura, a verificação aponta o problema.

Um documento impresso e escaneado continua com a assinatura eletrônica?

Não. A assinatura eletrônica está no arquivo, não na aparência da página. Uma cópia impressa e escaneada perde essa informação. Guarde sempre o PDF original.

Fontes

Aviso

Este guia tem caráter informativo e não constitui orientação jurídica. As normas citadas podem mudar; confira sempre o texto vigente nas fontes oficiais e consulte um advogado sobre o seu caso.

Revisão jurídica: pendente.

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